EMPRESA Y ADMINISTRACIÓN

 

 

 

CONTENIDOS
• Qué es una empresa.
• Tipos de empresas y las diferentes formas jurídicas.
• Relaciones entre las empresas y las Administraciones públicas.
• Los fedatarios públicos.

1. Qué es una empresa
 

1.1. Concepto de empresa

 
Resulta difícil definir una realidad tan compleja y cambiante como es la empresa, de ahí las múltiples definiciones que se han vertido sobre la misma.
Una de ellas sería la que la conceptúa como un conjunto de actividades llevadas a cabo por el empresario para la producción e intercambio de bienes y servicios, con el objeto de obtener un beneficio máximo o por lo menos satisfactorio.
Para realizar las funciones de producción y distribución, el empresario necesita disponer de equipos productivos, naves industriales, materias primas, en definitiva inputs, que a lo largo del proceso productivo se transformarán en outputs o productos terminados, que se pondrán en funcionamiento a medida que los vayan demandando los clientes.
En esta rueda de funcionamiento tienen un papel primordial los trabajadores que, junto con la maquinaria, desarrollan el proceso productivo de unos productos que una vez fabricados requieren una fijación de precios, promoción y distribución física.
Para todo ello, la empresa realiza operaciones de aprovisionamiento, investigación, producción, promoción, venta, administración...
Y como no podía ser de otra manera, para llevar a cabo las citadas operaciones necesita disponer de recursos financieros que pueden ser aportados por los socios o por el propio empresario, en cuyo caso serían recursos propios, o bien obtenidos en el mercado financiero en forma de créditos.
Para que la empresa alcance el equilibrio financiero, los ingresos anuales por ventas han de ser suficientes para hacer frente al pago de los gastos corrientes del ejercicio (materias primas, demás inputs productivos, sueldos y salarios, gastos generales), compensar parte del capital productivo consumido o amortizado durante el ejercicio y pagar los intereses del capital tomado en préstamo. Deberá quedar un remanente, además, con el que una vez pagado el impuesto que grava la renta de la empresa, se pueda remunerar convenientemente el capital propio y el del empresario.
Como vemos, el objetivo último de la empresa es la obtención del máximo beneficio, pero hay que destacar también que este beneficio produce, secundariamente, un beneficio a la sociedad, en forma de creación de puestos de trabajo, satisfacción de necesidades humanas y contribución al incremento de los ingresos estatales mediante el pago de los impuestos empresariales, entre otros.

1.2. Elementos del funcionamiento de la empresa
 

El empresario
El empresario es el agente director de una unidad de explotación, que adopta las decisiones que estima convenientes para hacer uso de los factores de que dispone, con el objeto de conseguir el mayor volumen de elaboración de bienes que le permita el mayor beneficio posible.
 

Los trabajadores
Los trabajadores son el capital humano de la empresa. Sus relaciones con la misma vienen reguladas en el Estatuto de los Trabajadores (texto refundido aprobado por Real Decreto Legislativo 1/1995, de 24 de marzo) y en los convenios colectivos.
Los trabajadores participan en las decisiones de la empresa a través de la representación unitaria (delegados de personal y comité de empresa) y de la representación sindical.
 

Los proveedores
Los proveedores son aquellas empresas que llevan a cabo el conjunto de operaciones que tienen por objeto dotar a la empresa de los stocks adecuados, en las cantidades requeridas y en el tiempo preciso para que pueda desarrollar sus proyectos de fabricación, evitando siempre la rotura de stocks (en ese caso, la empresa tendría que paralizar el proceso productivo o perder una venta, debido a la falta de un producto o de un componente para su fabricación).
 

Los clientes
Los clientes son el conjunto de personas que demandan los bienes y servicios de la empresa. La atención al cliente es un tema de especial importancia, pues un cliente satisfecho producirá probablemente un incremento en las ventas, así como un cliente insatisfecho supondrá una disminución de las mismas.
La tecnología
Hemos de tener en cuenta que la producción debe efectuarse siguiendo una tecnología determinada que ha de comprarse o desarrollarse en la propia empresa, si bien generalmente ya se halla incorporada en los equipos productivos.
 

La competencia
La competencia la forman aquellas empresas que producen los mismos bienes y servicios que nuestra empresa y contra los que se ha de luchar para atraer y mantener a los clientes.
 

Los organismos públicos
Los organismos públicos condicionan a la empresa con la normativa laboral, fiscal, social, etc. Esta cuestión será analizada en profundidad en un epígrafe posterior.

1.3. Organización de la empresa

Los distintos recursos de la empresa, sus funciones y actividades no pueden ser coordinados ni dirigidos hacia la consecución de su objetivo principal sin que exista una organización que nos responda a las preguntas:
¿CUÁNDO DEBE HACERSE?
¿QUÉ HACER? ¿CÓMO HACERLO?
¿QUIÉN DEBE HACERLO?
Estas cuestiones son las que se intentan responder al establecer una organización en la empresa.
La primera forma de organizar la empresa supone dividirla en áreas de trabajo que realicen funciones comunes, los departamentos, basadas en la idea de la división del trabajo.
Así, una empresa se halla siempre dividida en departamentos, cada uno de los cuales cumple una función.
Tanto el número como la existencia de estos departamentos varía en función del tamaño, del tipo de producción, de la estrategia de marketing, etc., pero en general los departamentos más frecuentes que encontramos en una empresa son los siguientes:

 Investigación, desarrollo e innovación (I+D+i): este departamento se ocupa, como su propio nombre indica, de conseguir las máximas innovaciones para la empresa, así como de la investigación de nuevos materiales, productos...
Producción: es el departamento encargado de realizar la transformación de materias primas y otros componentes en productos terminados.
Financiero: se encarga de conseguir y gestionar los recursos económicos de la empresa.
Recursos humanos: lleva a cabo la gestión de trabajadores, su contratación, formación, elaboración de nóminas e incluso tramitación de despidos.
Marketing: se encarga de promocionar el producto a través de campañas de publicidad, promociones, etc. Puede estar en conexión con el departamento comercial que gestiona la red de ventas de la empresa.
Administración: lleva a cabo la gestión de la correspondencia de la empresa, la comunicación con los empleados...
Calidad: es un departamento que empieza a estar presente en casi todas las empresas. Su objetivo es establecer unos parámetros de mejora en el funcionamiento que redunden en un mayor grado de satisfacción tanto del propio personal de la empresa como de los clientes a los que se dirige.
Aunque estos son los departamentos más frecuentes, siempre hay que tener en cuenta que cada empresa gestiona su organización en función de sus necesidades, tamaño, actividad productiva, etc. Así, podemos encontrarnos con empresas que o bien no poseen todos los departamentos mencionados, o bien incluyen dentro de algunos de ellos diferentes secciones.
EJEMPLO
Por ejemplo, el almacén puede figurar como departamento independiente o integrarse dentro del de producción; ventas puede ser independiente o figurar dentro de marketing, etc

ACTIVIDADES

1. ¿En qué departamento crees que se llevarán a cabo las siguientes actividades?
• Elaboración de una nómina. • Corrección de un boletín de compras.
• Comprobación de calidad. • Comunicación de una sanción a un empleado.

La representación gráfica de la empresa se denomina organigrama: la empresa precisa de una organización para poder funcionar, necesita que esos departamentos tengan una estructura, estructura que una vez realizada se representa gráficamente mediante lo que se denomina organigrama.
Vamos a analizar las distintas formas de organización que podemos encontrar, teniendo siempre en cuenta que la empresa es una realidad variable y con personalidad propia, por lo que su organización estará en función de variables como el tamaño, la actividad, el sector al que pertenece, su ubicación...
 

Organización funcional
Es el modo de organización más sencillo. La empresa simplemente atribuye a cada departamento unas funciones. Se utiliza en empresas generalmente dedicadas a un solo producto o servicio, con un margen geográfico de actuación pequeño, y dirigidas a un mismo tipo de cliente.

organizacion_funcional

Organización por productos
Es un tipo de organización adecuada para empresas multiproducto, es decir, que fabrican más de un producto; por ejemplo, Nestle, que se dedica a producir lácteos, alimentación infantil, chocolate...

organizacion_por_productos

ACTIVIDADES
2. Señala las ventajas e inconvenientes que, a tu juicio, presenta el modelo de organización funcional.
3. Busca en el diccionario el significado del término organigrama (también puedes encontrarlo en internet).
4. Imagina una empresa multiproducto. Explica cómo sería su organización y diseña su organigrama. Puedes basarte en alguna empresa que conozcas.

 

Organización geográfica
Es adecuada para el tipo de empresa que comercializa productos en diferentes zonas geográficas, y que considera que es más conveniente aplicar distintas estrategias de mercado en función de la zona donde se esté actuando; por ejemplo, no se utilizará la misma campaña publicitaria para vender una prenda de ropa femenina en un país occidental que en un país árabe.

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Organización por mercados
Es útil para empresas que se dirigen a distintos grupos de clientes. Por ejemplo, pensemos en una empresa alimenticia que comercializa sus productos, por una parte dirigiéndose a las instituciones, y dentro de ellas a hospitales, universidades, etc., y por otra parte a establecimientos alimenticios tales como supermercados y restaurantes. Seguramente utilizará distintas estrategias de mercado en cuanto a precios, descuentos, anuncios publicitarios, etc.

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ACTIVIDADES
5. Si una empresa se dedica a la fabricación de varios productos, a la vez opera en varios mercados y se dirige a distintos tipos de clientes, necesitará un tipo de organización denominado multicriterio. Imagina una empresa que tenga esas características y dibuja su organigrama.

 

2. Tipos de empresas y las diferentes formas jurídicas

clasificacion_empresas

sociedades_civiles

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Para terminar, vamos a hacer referencia al empresario autónomo, definiéndolo como aquel trabajador que realiza su trabajo por cuenta propia, a diferencia de otros trabajadores que lo son por cuenta ajena.
La condición de autónomo o empresario individual se supone siempre que el trabajador ostente un establecimiento abierto al público, en calidad de propietario, arrendatario, usufructuario...
Pueden ser autónomos o empresarios individuales: los mayores de edad, los menores emancipados y los menores a través de sus representantes legales.
Para constituirse como autónomo son necesarios los siguientes trámites:


• Realizar la declaración censal, es decir, comunicar el inicio, modificación o cese de la actividad empresarial.
• Debe darse de alta en el impuesto sobre actividades económicas (IAE). Si bien, desde 2003 están eximidos del pago los empresarios individuales y las empresas cuya facturación sea inferior a 1.000.000 de euros, es obligatoria la inscripción.
• También debe darse de alta en el RETA (régimen especial de trabajadores autónomos).
• Debe inscribirse la empresa en la Seguridad Social y afiliar y dar de alta a los trabajadores a su cargo.


Es importante mencionar la responsabilidad patrimonial ilimitada a la que queda sometido el empresario, ya que responde ante las posibles deudas con todo el patrimonio personal a su nombre y no solo con las aportaciones empresariales.
También haremos mención, por sus especiales características, a la sociedad limitada «Nueva Empresa», que puede constituirse en un plazo de 48 horas, permite realizar casi todos sus trámites telemáticamente y, a través de unos estatutos estándar, los trámites ante notario se reducen considerablemente. Además, goza de facilidades fiscales durante los primeros años para llevar a cabo su actividad.

Pulsa aquí para ver LA LEY DE SOCIEDADES

3. Relaciones entre las empresas y las Administraciones públicas
Todas las empresas necesitan relacionarse con los organismos públicos para llevar a cabo su funcionamiento. Esta relación se da por tres vías:

• En forma de trámites.
• En forma de impuestos.
• En forma de subvenciones.

Toda empresa necesita llevar a cabo unos trámites, en primer lugar, para constituirse como empresa y para realizar su actividad; veamos en este apartado cuáles son.
Antes de empezar a funcionar como empresa, se precisan unos trámites de constitución de la misma. El empresario individual está excluido de estos trámites, realizando directamente los de puesta en marcha del negocio.


3.1. Trámites de constitución de la empresa

• Solicitud de certificación negativa del nombre, certificado que se solicita en el Registro Mercantil Central con el objeto de comprobar que no existe otra sociedad con el mismo nombre.
• Otorgamiento de escritura pública, ante notario, para la firma de constitución de la empresa.
• Liquidación del pago del impuesto sobre transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados, que asciende al 1% del capital social de la empresa.
• Solicitud del NIF a efectos fiscales.
• Inscripción en el Registro Mercantil.

Una vez que la empresa está constituida, tiene que realizar otra serie de trámites para ponerse en marcha. Recordemos que de estos trámites de constitución está exento el empresario individual, no así de los que vamos a analizar a continuación.


3.2. Trámites de puesta en marcha

 

• Comunicación de apertura del centro de trabajo.
• Alta y afiliación de trabajadores en la Seguridad Social.
• Alta en el censo, comunicando el inicio, modificación o cese de la actividad en la delegación de Hacienda más próxima al domicilio de la empresa.
• Adquisición y legalización del libro de visitas, en el cual se anotan las diligencias de los inspectores de trabajo en sus visitas a la empresa.
• Si la empresa lleva a cabo cualquier tipo de obre en una nave, local o edificio, necesitará una licencia de obras municipal.
• También precisa la licencia municipal de apertura, que acredita que la empresa observa y cumple las normas recogidas en los planes urbanísticos.

 

3.3. Fiscalidad de la empresa

El siguiente cauce de relación de la empresa con los organismos públicos se produce en forma de impuestos.
Las empresas contribuyen al crecimiento económico del país no solamente mediante su función productiva sino también mediante el pago de impuestos.
Veamos cuál es el tipo de imposición al que se halla sometida la empresa.
Por una parte tiene que pagar determinados impuestos relacionados con su constitución como empresa y la apertura de la misma, como el impuesto sobre transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados, el IAE, la licencia de apertura, etc.
Una vez iniciada la actividad de la empresa, deberá someterse a los pagos trimestrales del IVA y al impuesto sobre sociedades.
Toda esta materia impositiva será analizada con más profundidad en unidades posteriores.

3.4. Subvenciones

La empresa también lleva a cabo la relación con los organismos públicos a través de la concesión por parte de estos de subvenciones. Esta materia será objeto de análisis en la unidad referente a la innovación empresarial.


ACTIVIDADES
6. ¿Cuáles son los trámites de puesta en marcha de una empresa?
7. Entra en internet, en la página web del Registro Mercantil Central y averigua cuáles son los pasos necesarios para conseguir la certificación negativa de nombre.
www.rmc.es

4. Los fedatarios públicos
Los fedatarios públicos son profesionales del Derecho que, legitimados convenientemente, otorgan fe pública, es decir, seguridad jurídica en determinados actos, reconocida pública y universalmente.
Esta función la desarrollan los notarios. La Dirección General de los Registros y del Notariado del Ministerio de Justicia tiene encomendada la organización, dirección, inspección y vigilancia de las funciones de la fe pública.
Los notarios cumplen su función de fedatarios en distintos ámbitos de la sociedad, por ejemplo, la compra de una vivienda, el otorgamiento del testamento, el régimen matrimonial de separación de bienes, la constitución de una sociedad...
Cuando queremos constituir una sociedad, el notario debe otorgar escritura pública y dar validez a los estatutos.
La escritura pública de constitución que se firma ante notario debe contener:


• Nombre y edad de los socios.
• Denominación o razón social de la sociedad.
• Nacionalidad y domicilio de los socios.
• Voluntad de los otorgantes de fundar una sociedad.
• Personas que se van a encargar inicialmente de la administración de la sociedad.
• Los estatutos.

A su vez, los estatutos deben contener:


• El nombre de la sociedad.
• Su objeto social.
• La duración de la sociedad, si es determinada o indefinida.
• El domicilio social.
• El capital social.
• La estructura orgánica de la administración.
• El modo de deliberar.

Otra función fundamental es la que desarrollan en España los diversos registros públicos. Por ejemplo, continuando con los trámites empresariales, la sociedad, una vez constituida, debe inscribirse en el Registro mercantil de la provincia donde tenga su domicilio social, lo que dará publicidad de la situación jurídica a través de la cual adquiere personalidad jurídica. Para llevar a cabo la inscripción es necesario:

• El CIF provisional.
• La primera copia de la escritura de constitución.
• La liquidación del impuesto sobre transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados.

Existen también otros registros que cumplen diversas funciones propias de su ámbito, todos ellos con el denominador común de otorgar seguridad jurídica y publicidad. Por ejemplo, el Registro de donantes en materia de reproducción asistida, el Registro de violencia de género, el Registro de asociaciones políticas, el Registro general de protección de datos, el Registro de Franquiciadores, etc

 

   
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